軽井沢ミーティング2021は、10月23〜24日の開催を目指しています。
9月30日まで延長されている緊急事態宣言、およびまん延防止措置が、昨今の感染減少に伴い、すべて解除される状況になることを願っています。
しかし、再度延長の可能性もあり、その場合の期限は、10月10日、10月17日、10月24日、10月31日などが予想されます。
9月15日時点での上記状況、および5月時の中止の判断をふまえ、開催可否判断の規準を明確化しました。また、その判断日程、参加費、返金規定などについてご案内します。

※注：10月24日の軽井沢ミーティングに参加するには、当初開催を予定していた5月の駐車券が必要です。
駐車券は、2〜4月の応募期間を経て抽選後、4月下旬に当選者にお届け済みです。
駐車券はシリアルナンバーで管理され、車両のナンバーも表記されています。
参加には、事前に人の参加申込を済ませ、人のチケットを入手し、その車両に乗車して来場される方だけが参加できます。
当日参加はありません。


【10月23〜24日の中止判断規準】

10月23〜24日に、首都圏1都3県および群馬県、会場となる長野県のどこかひとつ以上に、緊急事態宣言が発出されていることが判明した時点で、残念ながら中止を決定します。
参考）下記は、中止となった5月の参加申込者の居住地上位および比率です。この数字もふまえ、判断規準を設定しました。
東京12.5％　千葉7.7％　埼玉12.5％　神奈川14.3％　群馬5.8％　長野4.1％ → 1都5県合計= 56.9％


【判断日程】

実行委員会では、開催できることを信じ、できるだけ開催可否判断（中止判断）を遅らせたいと考えています。

1. 9月28日（水）
9月28日には、9月30日までの宣言の解除、延長の見込み情報が把握できると考えました。また、9月30日から参加申込受付を開始するため、参加者の金銭負担が発生する前に、一旦判断できます。

●9月28日時点で、上記地域の9月30日までの緊急事態宣言が、10月24日を含んだ延長の見込みとなった場合
→中止します。参加申込受付はしません。

○9月28日時点で、宣言解除、または宣言が10月10日、17日、20日など10月24日を含まない期限まで延長見込みとなった場合
→中止判断はしません。9月30日から10月6日まで、参加申込を受付ます。

ただし、参加申し込み受付期間中であっても、上記判断規準に合致する状況となれば中止を決定し、その日に受付は終了し、下記規定に沿って返金します。

2. 10月7日（木）
10月7日時点で、宣言延長、再発出の発表がある場合には、10月24日が含まれる可能性が大きいと考えました。

●10月7日時点で、上記規準に合致した場合
→中止とし、下記規定に沿って返金します。

○10月7日時点で、上記規準への合致がまだ不明の場合
→中止の判断はせず、チケットプログラム類の10月14日発送に向け、準備（印刷）に入ります。

なお、10月7日時点で中止判断をしなかった場合も、状況の急激な変化によって、宣言が10月24日を含む日程となる場合や、軽井沢町からの要請などによって、急遽中止とすることがあります。ご了解ください。


【10月24日の参加申込】

・参加には事前申し込みが必須となります。当日参加は、できません。

・事前参加の申し込みができるのは、駐車券が当選した車両で来場する運転者と同乗者のみです。申込時には駐車券のシリアルナンバーが必要です。

※10月23日のコマ地図ラリーは、駐車券がなくても参加できます。


【10月24日の参加費】

【1】5月に参加申込をされた方（1,000円の返金とステッカーが届いた方）
2,500円／名（昼食付き、ステッカーなし）

【2】5月に参加申込をされていない方
3,500円／名（昼食付き、ステッカー付き）

※10月23日のコマ地図ラリー参加費は、5月に参加申込された方は無料。5月に申込されてない方は2,200円／台となります。


【参加費返金 新規定】

開催にあたって協力いただいている外部各社のご理解を得て、新たな返金規定を設けました。参加申込時に規定への同意が必須となります。同意されない方は、参加申込できません。

【A】9月30日〜10月6日（参加申込期間中）に中止決定の場合
【1】【2】同額　2,000円／名を返金
2000円分の郵便為替のみを 送付します。【2】の方にはステッカーも同封します。

【B】10月7日〜13日に中止決定の場合
【1】【2】同額　1,500円／名を返金
1,500円分の郵便為替とチケットプログラム類を 送付します。【2】の方にはステッカーも同封します。

【C】10月14日〜22日の中止決定の場合（チケットプログラム類は発送済）
【1】【2】　同額　1,000円／名を返金
1,000円分の郵便為替のみを送付します。

※10月23日のコマ地図ラリー参加費は返金できません。


【10月開催の場合の内容について】

○10月23日：コマ地図ラリーのみの開催となります。各種対策の一環として、前夜祭は実施しません。

○10月23日の宿泊：前日10月23日はプリンスホテルウエストにて参加者優待料金での宿泊が可能です。ツイン、団体コテージ予約のみを9月12日から受付中です。予約方法等ご案内はこちら。ツインルームは30部屋のみですので、ご希望の方はお急ぎください。ツインのキャンセルは3日前まで無料です。また、ミーティングが中止となった場合も、予約どおりの宿泊は可能です。

○10月24日（日）のミーティング：下記方向での開催となります。今後も一部変更の可能性もあります。
・昨年同様、ペダルカーレース、集合写真撮影は実施しません。子供用エア遊具もありません。
・開会式、閉会式、トークショーなどは、人を集めないために、場内放送、FM放送を行います。

※詳細は、決定次第、当サイトに掲載していきます。
お問い合わせは、こちらまで。