5月13日の参加申込締切時点で、約1,040台、1,600名の参加申込がありました。
連休以降の状況下でも、たくさんの方の参加申込があり、楽しみにしている、という声に応えたい、と長野県の了解を得たりしつつ準備を進め、事態の好転を願ってきましたが、日々悪化する感染者数を鑑み、5月17日夜、急遽、実行委員会の会議を開きました。
このまま開催しても参加者の心からの笑顔に逢えない、と考え、委員の総意で5月開催の断念と10月への延期を決定しました。この日の決定には、参加予定の方々の交通手段や宿泊にキャンセル料などの負担発生が増える期限が迫ってきている、という理由もありました。
参加予定の方々への至急の告知が必要と考え、同日23時過ぎに本サイトに告知を掲載しました。また、参加者の中には、ふだんサイトを見ない方々がたくさんいるため、少しでも早く延期の案内を手元に届ける必要もありました。
延期案内と、製作済みだった2021ステッカー、チケットやプログラム、チェックシートを同封してお届けすることで送料、封筒代を節約しようと考えました。
また、参加申込時に同意いただいている返金規定では、返金ゼロの期間となっていましたが、参加者の負担を少しでも減らしたいと考えました。5月17日夜時点での外部との交渉、キャンセル料軽減の見込みなどにより、返金額を1,000円／名とし、5月18日朝、郵便為替の手配を始めました。郵便為替を選ぶ理由は、他の手段（振り込み、現金書留）よりも手間と時間と手数料（100円／枚）、郵送費用が抑えられるからです。1,600枚の郵便為替の手配には通常3〜7日間かかるため、5月17日の延期告知開始時には、発送予定を5月22〜25日頃としていました。しかし、ご案内を少しでも早く届けたいと考え、在庫があることがわかったゆうちょ銀行の支店にでかけて購入。封入作業を急ぎ、5月19日、20日にすべて発送を終えました。遠方でも遅くとも24日頃までにポスト投函されると思います。

その間も、事務局には何名かから「参加費は10月に流用できないか、できない理由はなにか」という問い合わせがありました。
急いでいた発送を終えましたので、なかなかイメージすることが難しいかもしれませんが補足情報として、下記します。

参加費を10月に流用できず、できるだけの返金にて一旦終了とする理由

1. すでに5月開催のための製作物があり、10月も製作する必要があります。
   開催に向け5月20日頃の発送を予定し、5月17日時点で、事務局に納品済み、準備済みだったものは、ステッカー、プログラム、チケット、チェックシート、封筒などです。それぞれの原稿製作、デザイン、印刷費、送料などが発生しています。
   それらには、5月の日付や内容、スケジュールが掲載されているため10月の開催には、流用はできません。日時の変更をいくら周知しても、掲載している内容、時間などを誤解し、当日の現場で混乱が発生することがスムースな運営には、大きな支障となります。
   10月の開催内容が、まったく同じになることはありません。希望的観測も含め、感染症対策を簡素化できることを願っています。ペダルカーレースや集合写真も復活させたいと願っています。10月なら参加できるという方のチケット、プログラムも必ず必要になります。
   10月開催には、10月の日付の新たなプログラム、チケット、チェックシートの製作が必要なのです。


2. 事務局、公式サイト運営などの経費がすでに発生しています。10月にも発生します。
   2月の駐車券応募開始から今回の発送に至るまで、事務局での入力、駐車券印刷、問い合わせ対応、参加申込受付〜入力、製作物の作成手配、および、公式サイトのデザイン、掲載内容の変更など、外部に委託している業務の人件費が発生しています。
   製作物と返金の為替の送付にも、送料、封筒代が発生しています。
   10月の開催には、駐車券については流用するため、一部事務処置業務は減りますが、サイトでの案内掲載、参加申込を受け付け、発送する業務は同じです。


3. 10月の参加者と、その数を把握する必要があります。
   現在、自治体からは、当該イベントに参加する全員の身元、連絡先がわかるリストを作成し主催者が保持することを要請されています。万一、感染が発生した場合に、追跡できるようにするためです。10月の参加者についてもあらためてそのリスト作成が必要です。また、参加者数を把握できないと昼食手配もできません。


4. 10月開催が確定しているわけではありません。
   10月の開催も中止になる可能性があります。
   10月開催の際は、再度、その決定時期による返金規定を明示した同意書を準備します。今回同様、参加申込には同意書の内容への同意が必要です。

以上をふまえ、5月17日23時過ぎに掲載したご案内の補記追記版を、下記します。

＜5月30日のチケット、プログラム、ステッカー、チェックシートについて＞
幻のチケット等となってしまいましたが、参加辞退の連絡をいただいている方々も含め、参加予定だった全員に、5月19,20日に発送いたしました。遅くとも24日頃までにポスト投函されます。5月24日までに届かない場合は、追跡番号で追跡し、時間がかかっても必ずお届けしますので、事務局まで連絡ください。

＜5月30日の駐車券について＞
10月に延期開催の場合も、5月30日の駐車券は有効となります。
5月の人の参加申込をされなかった方、5月の参加辞退された方の駐車券も10月開催に有効です。大切に保管ください。
紛失、毀損には、同じ車両ナンバー、シリアルナンバーで、再発行いたしますので事務局まで連絡ください。
なお、10月24日に参加できない方は、早めに事務局まで、シリアルナンバーとともにキャンセルの連絡をください。
キャンセルが一定数になった場合は、再度少数ですが、応募受付〜抽選を実施することがあります。

＜5月の参加費の一部返金について＞上記も参照ください。
感染対策に表記し、参加申込時に同意いただいた「返金規定」では5月16日以降は返金されない旨記載していましたが、参加申込いただいた方々全員に郵便為替で1,000円／名を返金しました。
上記の5月のステッカー、チケット、プログラム、チェックシートに同封してお送りしました。お近くの郵便局にて換金いただけます。有効期限がありますので、ご注意ください。

＜5月29日のコマ地図ラリーに参加予定だった方々＞
コマ地図ラリーの参加費2,200円／台は、コース設定準備費用が発生済みのため返金できませんが、10月23日（土）のコマ地図ラリー開催時には、未発表の今回用意したコースで実施しますので、無償参加いただけます。（10月24日の参加費は別途必要です）

＜10月23〜24日の開催について＞
再度9月15日頃に、開催可否の判断をしつつ、10月23〜24日の開催を目指します。8月頃から案内、告知を開始します。

＜10月24日の人の参加申込について＞
9月の開催決定後、再度9月下旬〜10月初旬の期間に、人の参加申込を、本サイトで受け付けます。
申込時には、今回同様、駐車券のシリアルナンバーが必要となります。

＜10月の参加費について＞
10月の開催決定後は、10月のチケット、プログラム、チェックシートなどを再度製作していきます。その他、費用発生先のすべてに、料金交渉を継続します。
なお、2021のステッカーは、2021の数字が入っているため、10月に同じ数字の入った新規デザインでの製作はしないことは決定済みです。5月の参加予定者には、すでに発送しましたので、10月の参加申込時には、5月参加予定だった方（ステッカー受取済）と10月の新規参加者（ステッカー付き）の選択肢を設け、違う参加費とする予定です。
今後、実行委員会で、少しでも参加費を低減すべく検討を重ねていきます。